B1 ÖSD Writing Part 3:
topics, universal sentences and set phrases

In Writing Part 3 you write a short, formal email of about 40 words. The topics are always practical and come from everyday life, work or training. If you know the topics and the most important sentences, you save a lot of time in the exam.

In this article you find the typical topics plus universal sentences and set phrases. These sentences almost always fit. You only have to change the name, the reason or the appointment.

The topics in Part 3 repeat often. Usually it is about one of these five situations:

If you practise these five situations, you are prepared for almost any task.

Every email in Part 3 begins with a formal salutation. After that comes a short introductory sentence.

Anrede (salutation)

• Sehr geehrte Frau [Name],
• Sehr geehrter Herr [Name],
• Sehr geehrte Damen und Herren, (if you do not know the name)

Einleitung (introduction)

• vielen Dank für Ihre Einladung.
• vielen Dank für Ihre E-Mail.
• ich schreibe Ihnen wegen [Thema].
• mit großem Interesse habe ich Ihre Anzeige gelesen.

This is the most frequent situation in Part 3. These sentences help you:

Apologising

• Leider muss ich mich entschuldigen, da ich …
• Es tut mir leid, aber leider kann ich nicht kommen.
• Leider kann ich an diesem Tag nicht teilnehmen.

Stating the reason

• An diesem Tag muss ich arbeiten.
• Ich bin an diesem Tag krank.
• Ich bin im Urlaub und nicht in der Stadt.

Apologising again

• Das tut mir sehr leid.
• Ich hoffe auf Ihr Verständnis.

Sometimes you should not only cancel, but also suggest a new appointment.

Postponing

• Leider muss ich unseren Termin verschieben.
• Können wir den Termin bitte auf einen anderen Tag legen?

Suggesting a new appointment

• Hätten Sie vielleicht am nächsten Montag Zeit?
• Würde Ihnen der Mittwoch um 15 Uhr passen?
• Wäre ein Termin in der nächsten Woche möglich?

Often you should ask for a piece of information, a document or help.

Asking politely

• Könnten Sie mir bitte sagen, …?
• Könnten Sie mir bitte mehr Informationen schicken?
• Ich möchte Sie um eine Bescheinigung bitten.

Saying thank you (at the end)

• Vielen Dank im Voraus.
• Über eine baldige Antwort würde ich mich sehr freuen.

With this topic you show interest, ask a question and say how you can be reached.

Showing interest

• Mit großem Interesse habe ich Ihre Anzeige gelesen.
• Auf Ihrem Aushang habe ich gelesen, dass …
• Diese Stelle / Wohnung interessiert mich sehr.

Asking a question

• Ist die Wohnung noch frei?
• Könnten Sie mir bitte den Preis nennen?

Giving your availability

• Sie erreichen mich jederzeit unter [Telefonnummer].
• Sie können mich per E-Mail oder telefonisch erreichen.

With this topic you kindly offer your help.

Offering help

• Sehr gerne möchte ich Ihnen helfen.
• Gerne möchte ich bei dem Fest mithelfen.
• Ich würde Sie gerne unterstützen.

Asking a question about the help

• Können Sie mir bitte sagen, wobei Sie Hilfe brauchen?
• An welchen Tagen brauchen Sie Unterstützung?

A good closing sentence fits the topic. After that comes the closing and your name.

Closing sentences by topic

• Cancellation → Ich hoffe auf Ihr Verständnis.
• Appointment suggestion → Über eine kurze Rückmeldung würde ich mich freuen.
• Request → Vielen Dank im Voraus.

Grußformel (closing)

• Mit freundlichen Grüßen
• Freundliche Grüße

Name (name)

Your first and family name, for example Maria Sanchez.

This is what an email looks like when you use only universal sentences. The task: you cannot come to a consultation appointment.

You can see: salutation, introduction, apology, reason, appointment suggestion, closing sentence and closing. All parts are universal and also fit other topics.