Drucker mit Blaustich — Flyer und Visitenkarten müssen bis morgen geliefert werden

Beispiel

TN1: „Hast du gehört, dass unser Drucker bei allen Ausdrucken einen Blaustich produziert? Wir müssen aber bis morgen Flyer und Visitenkarten für einen Kunden fertigstellen, und mit dieser Druckqualität können wir die Aufträge unmöglich übergeben."
TN2: „Nein, das wusste ich noch nicht. Das ist wirklich eine sehr kritische Situation, denn ein Blaustich auf professionellen Druckerzeugnissen wirkt unprofessionell und könnte das Vertrauen des Kunden in unsere Agentur erheblich beschädigen. Weißt du, seit wann der Drucker dieses Problem hat?"
TN1: „Ja, der Blaustich ist offenbar direkt nach der letzten Wartung aufgetreten. Das deutet darauf hin, dass beim Serviceeinsatz etwas nicht korrekt eingestellt oder ausgetauscht wurde. Wir sollten den Techniker sofort kontaktieren. Sollten wir das noch heute tun?"
TN2: „Da stimme ich dir vollkommen zu. Der Techniker ist für dieses Problem verantwortlich und muss so schnell wie möglich zurückkommen, um den Fehler zu beheben. Da die Wartung der Auslöser war, sollte die Nachbesserung selbstverständlich kostenlos sein. Kannst du das genauer erklären, welche technischen Ursachen ein Blaustich haben könnte?"
TN1: „Ja, gerne. Ein Blaustich entsteht häufig durch eine falsche Farbkalibrierung nach einer Wartung, durch einen defekten oder falsch eingesetzten Farbbehälter oder durch falsch eingestellte Druckprofile. All das sind Fehler, die direkt mit dem letzten Serviceeingriff zusammenhängen könnten. Weißt du, ob wir in der Zwischenzeit eine externe Druckerei beauftragen könnten?"
TN2: „Ja, das wäre die sicherste Lösung, um den Termin einzuhalten. Es gibt professionelle Druckereien, die auch Eilaufträge über Nacht erledigen, wenn man die Druckdateien rechtzeitig schickt. Das würde zwar zusätzliche Kosten verursachen, aber der Auftrag wäre pünktlich und in hoher Qualität beim Kunden. Weißt du, ob wir diese Mehrkosten dem Techniker in Rechnung stellen könnten?"
TN1: „Ja, wenn der Blaustich nachweislich durch die Wartung verursacht wurde, haben wir gute Chancen, die Mehrkosten für die externe Druckerei vom Techniker oder seiner Firma zurückzufordern. Wir sollten alles dokumentieren, also Fotos der fehlerhaften Ausdrucke und eine schriftliche Beschreibung des Problems. Da bin ich anderer Meinung als Kolleginnen und Kollegen, die sagen, wir sollten das einfach intern abschreiben. Sollten wir den Kunden über die Situation informieren?"
TN2: „Ja, ich denke, wir sollten den Kunden proaktiv kontaktieren und kurz erklären, dass wir wegen eines technischen Problems auf eine externe Druckerei ausweichen. Dabei sollten wir betonen, dass der Termin eingehalten wird und die Qualität gewährleistet ist. Kannst du das genauer erklären, was wir dem Kunden anbieten könnten, falls der Termin doch nicht eingehalten werden kann?"
TN1: „Ja, gerne. Falls die externe Druckerei den Auftrag nicht rechtzeitig fertigstellen kann, sollten wir dem Kunden sofort einen alternativen Liefertermin nennen und als Entschädigung einen Rabatt auf den aktuellen Auftrag anbieten. Eine offene und ehrliche Kommunikation ist in solchen Situationen immer besser als eine Überraschung in letzter Minute. Weißt du, welche externen Druckereien in unserer Nähe Eilaufträge übernehmen?"
TN2: „Ja, ich kenne eine Druckerei, die regelmäßig Expressaufträge übernimmt und sehr zuverlässig ist. Ich würde sofort dort anrufen und fragen, ob sie den Auftrag bis morgen früh fertigstellen können. Da stimme ich dir vollkommen zu, dass das die sicherste Option ist. Wie können wir langfristig sicherstellen, dass unsere Druckqualität dauerhaft auf dem richtigen Niveau bleibt?"
TN1: „Das ist eine sehr wichtige Frage. Wir sollten nach jeder Wartung oder jedem Serviceeingriff standardmäßig einen Probeausdruck mit einem Farbkalibrierungstest machen, bevor wir den Techniker gehen lassen. So erkennen wir Probleme sofort, bevor sie uns bei einem echten Auftrag treffen. Wäre es außerdem sinnvoll, einen Wartungsvertrag mit klaren Qualitätsstandards abzuschließen?"
TN2: „Ja, auf jeden Fall. Ein Wartungsvertrag, der konkrete Qualitätsanforderungen und eine Nachbesserungspflicht bei Fehlern festlegt, würde unsere Position erheblich stärken. Außerdem sollten wir regelmäßige interne Farbkalibrierungen durchführen, damit kleine Abweichungen frühzeitig erkannt werden. Sollten wir außerdem immer eine Liste mit zuverlässigen externen Druckereien für Notfälle bereithalten?"
TN1: „Da stimme ich dir vollkommen zu. Eine Notfallkontaktliste mit Druckereien, die Expressaufträge übernehmen, ist eine sehr praktische Absicherung für solche und ähnliche Situationen. So sind wir bei technischen Problemen immer handlungsfähig. Ich glaube, wir haben jetzt alle wichtigen Punkte besprochen. Sollen wir kurz zusammenfassen?"
TN2: „Ja, gerne. Fassen wir kurz zusammen: Als Sofortmaßnahmen kontaktieren wir den Techniker sofort und fordern einen kostenlosen Notfalleinsatz noch heute. Gleichzeitig beauftragen wir eine externe Druckerei mit einem Expressauftrag, damit der Kundentermin eingehalten werden kann."
TN1: „Genau. Wir informieren den Kunden proaktiv über die Situation und betonen, dass der Termin eingehalten wird. Alle fehlerhaften Ausdrucke werden dokumentiert, um die Mehrkosten gegebenenfalls beim Techniker zurückzufordern."
TN2: „Langfristig führen wir nach jeder Wartung einen standardisierten Farbkalibrierungstest ein, schließen einen Wartungsvertrag mit klaren Qualitätsstandards ab und erstellen eine Notfallkontaktliste mit zuverlässigen externen Druckereien. Ich denke, damit sind wir uns einig."
TN1: „Ja, wir sind uns einig. Dann fangen wir jetzt sofort damit an."