Verwaltungsgebäude der Firma „TechPharm GmbH“ in Lauenstadt

Frau Ebeling: Guten Morgen, Herr Schrader. Hätten Sie kurz ein paar Minuten? Ich hätte eine organisatorische Rückfrage zum IT-Projekt.

Herr Schrader: Natürlich, Frau Ebeling. Was liegt an?

Frau Ebeling: Es geht um die Einführung des neuen Betriebssystems, das Sie mit dem IT-Team vorbereiten. Die Kolleginnen aus der Personalabteilung haben mich gefragt, wann genau die Umstellung geplant ist. Wird das an einem normalen Arbeitstag stattfinden oder eher am Wochenende?

Herr Schrader: Wir sind aktuell in enger Abstimmung mit der Firma NetSphere Solutions – das ist unser externer IT-Dienstleister. Die empfohlene Strategie ist, die Migration an einem Freitag ab 15 Uhr zu beginnen, damit möglichst wenig vom operativen Tagesgeschäft betroffen ist. Laut aktuellem Zeitplan soll das Ganze innerhalb von 48 Stunden abgeschlossen sein.

Frau Ebeling: Das klingt durchdacht. Bei uns im HR-Bereich endet der Regelbetrieb freitags gegen 13 Uhr – der Zeitraum ab dem Nachmittag wäre also gut geeignet. Die letzten Monate haben wirklich gezeigt, wie unzeitgemäß unser altes System ist. Gerade beim Bewerbermanagement sind Ladezeiten und Schnittstellen ein echtes Problem.

Herr Schrader: Ja, das ist einer der Hauptgründe für die Umstellung. Das neue System basiert auf einer cloudbasierten Plattform mit automatischer Synchronisation, was besonders für die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder im Homeoffice vorteilhaft ist.

Frau Ebeling: Wissen Sie schon, an welchem konkreten Datum die Umstellung erfolgt?

Herr Schrader: Noch nicht zu hundert Prozent – es hängt davon ab, wann das Update final freigegeben wird. Ich rechne mit dem zweiten oder dritten Wochenende im kommenden Monat. Ich melde mich, sobald der Termin feststeht.

Frau Ebeling: Super, danke. Und wie sieht es mit der Anwesenheit während der technischen Umsetzung aus? Ihr werdet sicher vor Ort sein, oder?

Herr Schrader: Selbstverständlich. Ich selbst werde als Ansprechpartner dabei sein, und zwei meiner Kollegen sind ebenfalls eingeplant. Ich würde aber vorschlagen, dass auch aus Ihrer Abteilung mindestens eine Person anwesend ist, falls spontane Rückfragen zu spezifischen HR-Anwendungen auftauchen.

Frau Ebeling: Das ist sinnvoll. Ich bespreche das im Team – ich selbst könnte auf jeden Fall am Samstagvormittag kommen. Wer übernimmt denn die Schulung für das neue System?

Herr Schrader: Die Einweisung wird durch NetSphere direkt durchgeführt. Es handelt sich um eine dreistündige Live-Schulung am Montag nach der Umstellung. Inhalte sind unter anderem: Dokumentenverwaltung, neue Sicherheitsfunktionen und die zentrale Benutzerverwaltung. Die Teilnahme ist verpflichtend für alle Teamleitungen.

Frau Ebeling: Gut zu wissen. Dann werde ich die Leitung informieren und das in unseren internen Kalender eintragen. Vielen Dank für die gute Koordination, Herr Schrader. Das wird sicher ein wichtiger Schritt in Richtung moderner Arbeitsprozesse.

Herr Schrader: Ich danke Ihnen auch. Und keine Sorge – wir sorgen dafür, dass der Übergang so reibungslos wie möglich läuft.