Sprachbausteine Teil 2 is a part of the written exam „Deutsch-Test für den Beruf B2“ (DTB B2). In this part there is a text from professional life with six gaps. The gaps are numbered 52 to 57. For each gap there are three options (a, b, c). You must choose the correct option.

The text is a typical office message: a Beschwerde, a Zahlungserinnerung, a Reklamation, an Auftragsbestätigung or an Angebot. In this part of the exam, not only grammar is tested, but above all vocabulary and language used at work.

The options a, b, c often look very similar. All three words have a similar meaning, but only one is correct in the German professional context. You therefore need to know the typical word combinations very well.

A collocation is a fixed combination of two words that always go together. In German there are many such pairs consisting of a verb and a noun. You cannot simply replace one word with a synonym — then it sounds wrong.

Example: People say Skonto gewähren (einen Preisnachlass geben). People do not say „Skonto bezahlen“ or „Skonto wünschen“ — that is incorrect.

The most important collocations for the office

A Funktionsverbgefüge is a special form of collocation. Instead of a simple verb, you use a noun together with another verb. This sounds more formal and is typical of business letters.

Example: You can say „wir helfen Ihnen“. That is simple. But in a business letter you write: Wir stehen Ihnen zur Verfügung. That sounds more professional.

The most important Funktionsverbgefüge

Passive is a grammatical form in which the person doing something is not important, but the action itself. In professional language, passive is very common. The passive is often combined with modal verbs such as müssen, können, sollen, dürfen.

The simple passive: werden + Partizip II

• Präsens: Die Ware wird geliefert. (Der Chef liefert die Ware. → passive)
• Präteritum: Der Mangel wurde übersehen. (Jemand übersah den Mangel.)
• Perfekt: Der Mangel ist übersehen worden. (Attention: „worden“, not „geworden“!)

Passive with modal verb: Modalverb + Partizip II + werden

This is a very important form for B2 Beruf. The structure is: Modalverb (conjugated) + Partizip II + werden (infinitive).

• Die Rechnung muss bis 30 Tagen beglichen werden. (Someone has to pay the invoice.)
• Der Auftrag kann schnell ausgeführt werden. (We can do the order quickly.)
• Die Fehler müssen zukünftig vermieden werden. (We must avoid the mistakes.)
• Solche Mängel sollen nicht übersehen werden.

The most difficult form: Konjunktiv II + passive with modal verb

This form expresses criticism or reproach. The structure is: hätte + Partizip II + werden + Modalverb (infinitive).

• Die Couch hätte in diesem Zustand nicht ausgeliefert werden dürfen. (The couch should not have been delivered in this condition — it was a mistake.)
• Der Fehler hätte früher bemerkt werden müssen. (Someone should have noticed the mistake earlier.)

In business letters there are many fixed expressions with prepositions. These expressions cannot be translated word for word — you have to learn them as a whole.

The most important fixed prepositional expressions

In business language there are fixed combinations of adjective and noun. These are standard formulations in letters.

Typical adjective-noun pairs

A participle is a form of the verb that is used like an adjective. There are two types: Partizip I and Partizip II. Both can stand before a noun and then receive adjective endings.

Partizip I: active, „happening right now“

Structure: verb stem + -end + ending

• anhaltende Unterstützung = eine Unterstützung, die weitergeht
• folgende Informationen = die Informationen, die jetzt kommen
• steigende Preise = Preise, die höher werden
• entstandene Unannehmlichkeiten (here: a Partizip I form of a previous process with the meaning: the problems that happened)

Partizip II: passive, „already done“

Structure: same form as in Perfekt (ge-…-t or ge-…-en) + ending

• beschädigtes Produkt = ein Produkt mit Schäden
• reklamierte Möbelstücke = Möbel, über die man sich beschwert hat
• unterschriebener Vertrag = ein Vertrag, den jemand unterschrieben hat
• die von Ihnen angegebene Lieferadresse = die Adresse, die Sie angegeben haben
• die bei uns bestellte Bettcouch = die Couch, die Sie bei uns bestellt haben

Extended participle (the „long“ participle)

In business German, long participle constructions are very common. Additional words stand between the article and the participle. The structure is: Article + (preposition + additional information) + participle + noun.

• die von Ihnen angegebene Lieferadresse (literally: von Ihnen + angegebene + Lieferadresse)
• die bei uns bestellte Bettcouch
• die mitgeschickten Fotos
• die entstandenen Unannehmlichkeiten
• der eingeräumte Skonto

Temporal adverbs are words that show a time or a sequence. In business letters, formal forms are often used.

The most important temporal adverbs

In German there are many words that mean almost the same thing, but are used differently in business context. This is the biggest trap in Sprachbausteine Teil 2!

Buying and selling

Bestellung — Auftrag — Anforderung — Anfrage

Rabatt — Skonto — Ermäßigung — Preisnachlass

Antwort — Stellungnahme — Rückmeldung

• die Antwort = eine Reaktion auf eine Frage (general)
• die Stellungnahme = ein offizieller Kommentar mit Meinung oder Erklärung
• die Rückmeldung = eine kurze Reaktion, eine Bestätigung

Ware erhalten — Ware eintreffen

• eintreffen = ankommen (the goods arrive at the place)
• erhalten = bekommen (someone actively receives the goods)
• erbringen = leisten, geben (for services)

Some verbs in German require a certain case (Dativ, Akkusativ) or a fixed preposition. You have to learn this.

In business German, nouns are preferred over verbs. Instead of „wir führen Ihren Auftrag aus“, people write „die Ausführung Ihres Auftrags“. This sounds more formal and more polite.

Typical business nouns

In business letters, very polite formulations with the construction „zu + infinitive“ are often used. These formulations are typical and appear in almost every letter.

Typical polite formulations

• Wir würden uns freuen, Sie begrüßen zu dürfen. (We would be pleased to have the opportunity to welcome you.)
• Wir bitten Sie, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen. (Please excuse the problems.)
• Wir freuen uns, Sie zu unseren Kunden zählen zu können. (We are glad that you are our customer.)
• Hatten Sie Zeit, das Angebot zu prüfen? (Were you already able to look at the offer?)
• Wir bitten Sie, die Möbelstücke auszutauschen. (Please replace the furniture.)

Important: separable verbs with „zu“

With separable verbs, „zu“ stands between the prefix and the verb stem.

• austauschen → auszutauschen
• anrufen → anzurufen
• zurücksenden → zurückzusenden
• mitteilen → mitzuteilen

Double infinitive with two modal verbs

In very polite formulations there are often two infinitives: one for the action and one for the modal verb.

• Wir freuen uns, Sie bald wieder begrüßen zu dürfen. (to have the possibility to welcome you)
• Wir freuen uns, Sie zu unseren Kunden zählen zu können. (to have the possibility to have you as a customer)

The construction „Sollte + subject + …“ is a polite way to begin a conditional clause. It means: „if it happens that …“ or „in case …“.

Structure

Sollten + subject + object + infinitive + comma + main clause.

Examples

• Sollten Sie die Rechnung bereits bezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. (If you have already paid …)
• Sollte die Ware bis dahin nicht eingetroffen sein, stornieren wir die Bestellung. (If the goods do not arrive …)
• Sollten Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen zur Verfügung. (If you have questions …)
• Sollten Sie sonst irgendetwas benötigen, können Sie mich kontaktieren.

After the words etwas, nichts, viel, wenig, alles, an adjective becomes a noun. It is written with a capital letter at the beginning and gets a special ending.

The rule

Examples from the exam

• Da wir nichts Gegenteiliges gehört haben, gehen wir davon aus, dass alles in Ordnung war.
• Wir haben nichts Neues zu berichten.
• Die Arbeit war für uns etwas Besonderes.

Now you know the most important topics for Part 2. Here is the best strategy for solving this task quickly and correctly in the exam.

The 7 steps to the correct solution

1. Read the whole text. Understand the topic: Is it a Reklamation? A Zahlungserinnerung? An Angebot? A Bestätigung?
2. Pay attention to familiar collocations. Look for pairs such as „Skonto gewähren“, „Zahlung eingegangen“, „sich in Verbindung setzen“, „einen Auftrag erteilen“.
3. Check the verb structure. Many verbs require a certain case: entsprechen + Dativ, hinweisen auf + Akkusativ, bestehen aus + Dativ.
4. Pay attention to the context of the synonyms. Is it an Erwerb (purchase) or a Verkauf? A Bestellung (customer orders) or an Auftrag (company receives a task)? An Anfrage (question) or an Anforderung (demand)?
5. Look for passive forms. If you see „werden“, „wurde“, „worden“, „hätte … werden“, you need a Partizip II.
6. Check the adjective forms. The adjective before a noun must fit the gender and the case (e.g. umgehende Antwort, schriftliche Stellungnahme).
7. Learn the fixed expressions by heart. „Wir freuen uns, Sie begrüßen zu dürfen“, „Sollten Sie noch Fragen haben“, „in Höhe von“ — these structures appear again and again.

The 5 most important topics for preparation

1. Collocations Verb + Nomen (the most important topic — almost 50% of the tasks!)
2. Funktionsverbgefüge (in Verbindung setzen, zur Verfügung stehen, Gebrauch machen)
3. Passive with modal verbs (muss beglichen werden, hätte nicht ausgeliefert werden dürfen)
4. Synonyms with subtle differences (Bestellung/Auftrag/Anfrage, Skonto/Rabatt, Erwerb/Verkauf)
5. Fixed prepositional expressions (in Höhe von, nach Ablauf, gemäß, im Rahmen)