Rechnung Konferenztisch Focus 2020

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Ihre Teamleitung leitet Ihnen die E-Mail von einem Kunden weiter und bittet Sie zu antworten.

Schreiben Sie eine E-Mail an den Kunden. Setzen Sie dabei alle Punkte Ihrer Teamleitung um. Achten Sie darauf, dass Sie dem Kunden gegenüber eine angemessene Sprache verwenden (Anrede, Höflichkeit, formelle Sprache etc.).

Lösen Sie auch zwei Aufgaben. Welche Lösung (a, b oder c) passt am besten?

32% (110 von 347 Personen konnten beim ersten Mal richtig antworten)

Guten Morgen,

ich habe gerade die nachfolgende Nachricht erhalten, die ich Ihnen zur Bearbeitung weiterreiche. Die Firma Hellaparas gehört zu unseren geschätzten Kunden, und es ist von höchster Wichtigkeit, dass wir ihre Anliegen prompt angehen.

Bitte informieren Sie den Kunden darüber, dass wir die Angelegenheit unverzüglich klären werden und zugleich untersuchen, warum es wiederholt zu Unstimmigkeiten in unserer Buchhaltung gekommen ist, damit solche Vorfälle künftig vermieden werden können.

Anja Gollwitz
Teamleiterin bei Meine-Firma GmbH

Sehr geehrte Frau Gollwitz,

wir möchten Ihnen mitteilen, dass der Konferenztisch Focus 2020, den wir am 14. April bestellt haben, mittlerweile bei uns eingegangen ist. Bei der Überprüfung der beiliegenden Rechnung ist uns jedoch aufgefallen, dass die von uns getätigte Vorauszahlung in Höhe von 200 € vom 20. April nicht berücksichtigt wurde. Eine Kopie unserer Zahlungsanweisung liegt diesem Schreiben bei. Folglich reduziert sich der noch ausstehende Betrag von 799 € auf 599 €.

Wir bitten Sie darum, Ihre Zahlungseingänge zu überprüfen und uns eine korrigierte Rechnung zukommen zu lassen. Des Weiteren möchten wir Sie daran erinnern, dass es bereits bei unserer letzten Bestellung im Januar zu einem ähnlichen Problem mit der Rechnungsstellung kam. Obwohl wir per Kreditkarte bezahlt hatten, wurde uns der Betrag erneut in Rechnung gestellt.

Die Angelegenheit konnte damals zwar geklärt werden, jedoch hoffen wir, dass solche Vorkommnisse zukünftig vermieden werden können.

Mit freundlichen Grüßen
Gunda Klein
SV Hellaparas Dortmund e.V.

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Fragen zu den Texten

1 Frau Klein bittet um eine neue Rechnung für den Konferenztisch. erinnert an frühere Bestellungen im Januar. verlangt die Korrektur einer Rechnung.

Aufgabe 1

Richtige Antwort: c) verlangt die Korrektur einer Rechnung.

Frau Klein erklärt, dass bei der Rechnung für den Konferenztisch eine Vorauszahlung von 200 € nicht berücksichtigt wurde. Deshalb ist der Rechnungsbetrag zu hoch. Sie bittet das Unternehmen, die Zahlungseingänge zu überprüfen und eine korrigierte Rechnung zu schicken.

a) ist falsch, weil Frau Klein nicht einfach eine neue Rechnung möchte, sondern ausdrücklich eine korrigierte Rechnung wegen der fehlenden Vorauszahlung.
b) ist falsch, weil die frühere Bestellung im Januar nur als Beispiel für ein ähnliches Problem erwähnt wird. Das ist nicht das eigentliche Anliegen der E-Mail.
c) ist richtig, weil Frau Klein verlangt, dass der Rechnungsbetrag nach der überprüften Vorauszahlung korrigiert wird.

2 Frau Gollwitz möchte den Auftrag überprüfen. verlangt eine Kopie der Zahlung. bittet um eine schnelle Klärung des Problems.

Aufgabe 2

Richtige Antwort: c) bittet um eine schnelle Klärung des Problems.

In der internen Nachricht schreibt Frau Gollwitz, dass die Anfrage eines wichtigen Kunden sofort bearbeitet werden muss. Der Kunde soll informiert werden, dass das Problem umgehend geprüft und geklärt wird. Gleichzeitig soll untersucht werden, warum solche Fehler in der Buchhaltung mehrfach aufgetreten sind.

a) ist falsch, weil im Text nicht steht, dass der Auftrag überprüft werden soll. Es geht um ein Problem in der Rechnungsstellung.
b) ist falsch, weil keine neue Kopie der Zahlung verlangt wird. Eine Zahlungsbestätigung liegt bereits vor.
c) ist richtig, weil Frau Gollwitz ausdrücklich verlangt, dass die Angelegenheit sofort geklärt wird und dem Kunden eine entsprechende Information geschickt wird.

Ihre Antwort

15:00

Max. Wörter: 150

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Beispiel der Antwort an Kunden

Betreff: Ihre Beschwerde – unsere Stellungnahme

Sehr geehrte Frau Klein,
im Namen des Unternehmens entschuldige ich mich für diese Unannehmlichkeiten. Wir bedauern sehr, dass Ihre Vorauszahlung von 200 € bei der Rechnungsstellung nicht berücksichtigt wurde.

Nach eingehender Prüfung des Sachverhalts möchten wir Ihnen mitteilen, dass wir den Zahlungseingang unverzüglich in unserer Buchhaltung prüfen werden. Wir bitten um Ihr Verständnis und versichern Ihnen als geschätztem Kunden, dass wir Ihnen schnellstmöglich eine korrigierte Rechnung über den ausstehenden Betrag von 599 € übermitteln werden.

Im Rahmen einer Kulanzregelung bieten wir Ihnen an, die Unstimmigkeiten in unserer Buchhaltung sorgfältig zu untersuchen. Hinsichtlich künftiger Bestellungen möchten wir darauf hinweisen, dass wir entsprechende Maßnahmen einleiten werden, damit sich solche Vorfälle nicht wiederholen.

Für weitere Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen
Olena Bazalukova
Kundenabteilung