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Übungsaufgabe

Ihre Teamleitung leitet Ihnen die E-Mail von einem Kunden weiter und bittet Sie zu antworten.
WG: Mängel Aufenthalt vom 10.01-13.01

Hallo,

gestern haben wir die folgende E-Mail erhalten. Es ist bedauerlich, dass unser Service diesmal nicht wie gewohnt funktioniert hat. Frau Spieß ist eine geschätzte Kundin, und es ist wichtig, dass wir alles tun, um sie zufriedenzustellen.

Bitte antworten Sie höflich auf die Beschwerde von Frau Spieß und erläutern Sie die Gründe für die Probleme. Geben Sie auch an, wie wir diese Probleme lösen werden.

Vielen Dank und freundliche Grüße,
Herbert Kuhn
Hotelmanager



Von: SV Hellaparas Dortmund e.V.
Date: Tuesday 21st of May 2024 09:15
Subject: Mängel Aufenthalt vom 10.01-13.01
To: Leitung <leitung@meine-firma.com>

Sehr geehrter Herr Kuhn,

ich möchte Sie darauf hinweisen, dass bei unserer letzten Veranstaltung im Januar unerwartete Schwierigkeiten auftraten.

Unsere langjährige Zufriedenheit mit Ihrem Konferenzhotel wurde durch Probleme mit der Zimmerverfügbarkeit und der technischen Ausstattung der Konferenzräume beeinträchtigt. Unsere Geschäftspartner mussten bei der Ankunft aufgrund von Verzögerungen eine Stunde lang warten, bis sie ihre Zimmer beziehen konnten. Auch während unseres Meetings traten die Probleme mit dem Beamer und Mikrofon auf, die zu weiteren Verzögerungen führten.

Wir erwarten, dass sich ähnliche Vorfälle in Zukunft nicht wiederholen, andernfalls sehen wir uns gezwungen, unsere Veranstaltungen anderswo abzuhalten.

Mit freundlichen Grüßen,
Helga Spieß
SV Hellaparas Dortmund e.V.

 

Ihre Antwort

Sehr geehrte Frau Spieß,

im Namen unseres gesamten Teams möchte ich mich bei Ihnen für die Unannehmlichkeiten entschuldigen, die Ihnen bei Ihrer letzten Veranstaltung in unserem Konferenzhotel widerfahren sind. Es tut uns sehr leid, dass Sie Probleme mit der Zimmerverfügbarkeit sowie der technischen Ausstattung der Konferenzräume hatten.

Sie haben geschrieben, dass Ihre Geschäftspartner bei der Ankunft aufgrund von Verzögerungen eine Stunde lang wartenbietenablaufen mussten, bis sie ihre Zimmer beziehen konnten. Des Weiteren traten während Ihres Meetings Probleme mit dem defekten Beamer und dem nicht funktionierenden Mikrofon auf, die zu weiteren Verzögerungen führten.

So etwas ist natürlich nicht akzeptabel, und wir bedauern zutiefst die Unannehmlichkeiten, die Ihnen dadurch entstanden sind. Die Verzögerungen und technischen Probleme stellen keine Standards dar, denen wir entsprechen möchten.

Ich kann Ihnen versichern, dass solche Fehler in Zukunft nicht mehr passieren werden. Um sicherzustellen, dass Ihre zukünftigen Veranstaltungen reibungslos wartenbietenablaufen, werden wir unsere internen Prozesse überprüfen und gegebenenfalls verbessern. Wir werden auch sicherstellen, dass unsere technische Ausstattung regelmäßig gewartet wird, um mögliche Probleme im Voraus zu erkennen und zu beheben.

Wir werden die Angelegenheit sofort in Ordnung bringen und sicherstellen, dass Ihre zukünftigen Veranstaltungen in unserem Konferenzhotel den gewohnten Service wartenbietenablaufen. Dadurch entstehen Ihnen selbstverständlich keine weiteren Kosten.

Bitte geben Sie kurz Bescheid, ob Sie damit einverstanden sind, damit wir sicherstellen können, dass Ihre nächsten Veranstaltungen reibungslos ablaufen.

Mit freundlichen Grüßen,
David Backham
Kundenservice-Team

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