Personalplanungssystem
Sie hören gleich eine Präsentation. Dazu gibt es vier Aufgaben. Welche Lösung (a, b oder c) passt jeweils am besten? Markieren Sie Ihre Lösungen für die Aufgaben. Lesen Sie jetzt die Aufgaben. Dazu haben Sie eine Minute Zeit.
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Referent Tobias Weimer: Guten Morgen, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Firma Brandt. Es freut mich sehr, Ihnen heute unser neues Cloud-basiertes Personalplanungssystem vorstellen zu dürfen. Mein Name ist Tobias Weimer von der Firma DataWork Solutions. Unser System wurde in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen mittelständischen Unternehmen entwickelt und ist seit drei Jahren erfolgreich im Einsatz. Bei DataWork bin ich zuständig für Vertrieb und Kundenbetreuung und stehe Ihnen auch nach der heutigen Präsentation als persönlicher Ansprechpartner für alle Fragen und Anmerkungen zur Verfügung.
Kommen wir direkt zu unserem System. Vielleicht fragen Sie sich zunächst, was genau eine Cloud eigentlich ist. Das kennen Sie wahrscheinlich bereits aus dem Privatbereich — zum Beispiel von Musikdiensten oder Fotospeicher-Apps auf Ihrem Handy. Dabei werden Ihre Daten nicht auf Ihrem eigenen Gerät gespeichert, sondern auf einem externen Server, auf den Sie jederzeit über eine Internetverbindung zugreifen können. Genau dieses Prinzip übertragen wir jetzt auf Ihre betriebliche Personalplanung.
Schauen wir uns zunächst an, wie das bisher bei Ihnen lief. In den meisten Unternehmen begann die Personalplanung mit handgeschriebenen Dienstplänen, die dann mühsam an alle Mitarbeitenden verteilt werden mussten. Später wurden diese durch digitale Tabellenprogramme abgelöst — ein Fortschritt, der aber noch viele manuelle Schritte erforderte: Urlaubsanträge mussten einzeln bearbeitet, Überstunden manuell erfasst und Unterlagen für die Lohnabrechnung aufwändig zusammengestellt werden. Unser Cloud-System geht jetzt einen entscheidenden Schritt weiter. Alle Ihre Standorte sind an eine gemeinsame Plattform angebunden, die sämtliche Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Schichtpläne in Echtzeit erfasst. Urlaubsanträge können von Mitarbeitenden direkt im System eingereicht und von Vorgesetzten mit einem Klick bearbeitet werden. Überstunden werden automatisch berechnet und direkt für die Lohnvorbereitung bereitgestellt — ohne dass Sie das gesondert veranlassen müssen. Und eine aktuelle Mitarbeiterdatenbank mit allen relevanten Informationen wird dabei ganz von selbst gepflegt — ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team.
Zwischenfrage Frau: Eine kurze Frage — was passiert eigentlich, wenn das Internet bei uns im Betrieb ausfällt?
Zwischenbemerkung Mann: Das hatten wir erst letzte Woche. Plötzlich war das WLAN weg, und keiner wusste mehr, welche Schicht wann anfängt. Das war wirklich chaotisch.
Referent: Das ist eine sehr verständliche Sorge — und wir haben da wirklich mitgedacht. Für genau solche Situationen haben wir eine Offline-Funktion in das System integriert. Bevor Daten in der Cloud synchronisiert werden, werden sie automatisch lokal auf dem jeweiligen Gerät gesichert. Das bedeutet: Ihre Mitarbeitenden können auch ohne Internetverbindung auf ihre aktuellen Dienstpläne zugreifen und grundlegende Einträge vornehmen. Was im Offline-Betrieb vorübergehend nicht möglich ist, sind automatische standortübergreifende Benachrichtigungen und Synchronisierungen — aber der grundlegende Betrieb in Ihrem Haus läuft problemlos weiter.
Zwischenfrage Frau: Und wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Wir arbeiten ja mit sehr sensiblen Mitarbeiterdaten.
Referent: Ein absolut berechtigter Punkt. Wir als Anbieter haben umfangreiche technische Maßnahmen ergriffen, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. Alle Daten werden bei der Übertragung und Speicherung verschlüsselt, sodass unbefugte Dritte keinen Zugang haben. Zusätzlich können Sie Ihre Daten auf Wunsch mit einer eigenen Verschlüsselungssoftware noch einmal gesondert absichern. Aber — und das ist wichtig — auch Sie als Kundin beziehungsweise Kunde sind dabei gefragt. Ein sicheres Passwort, das regelmäßig erneuert wird, ist dabei unerlässlich. Außerdem werden alle Daten nicht nur zentral, sondern gleichzeitig an verschiedenen Speicherorten gesichert — das klingt zunächst vielleicht ungewohnt, macht Ihre Daten aber tatsächlich deutlich sicherer als eine Speicherung ausschließlich auf einem einzelnen Rechner vor Ort.
Zwischenbemerkung Frau: Das muss man sich wirklich erst einmal vor Augen führen — aber eigentlich macht das absolut Sinn.
Zwischenfrage Mann: Was kostet das Ganze denn konkret?
Referent: Das Modell ist denkbar unkompliziert. Sie zahlen eine monatliche Nutzungsgebühr für die Software — ohne teure Einmalkosten für Lizenzen oder aufwändige Installationsarbeiten. Wartung und regelmäßige Updates übernehmen wir für Sie automatisch in festen Intervallen. Die genauen Konditionen — also die konkreten Beträge — finden Sie in unserer Preisübersicht, die wir Ihnen am Ende dieser Präsentation mitgeben. Der Preis hängt nämlich unter anderem davon ab, wie viele Nutzerinnen und Nutzer das System gleichzeitig verwenden sollen — und da können wir Ihnen sicher noch entgegenkommen. Als Neukunde haben Sie außerdem die Möglichkeit, das System sechs Wochen lang vollständig kostenfrei zu testen — ganz ohne Risiko und ohne versteckte Bedingungen.
Damit komme ich zum Abschluss. Ich möchte noch eines klarstellen: Auch wenn sich das alles auf den ersten Blick etwas umständlich anhören sollte — in der Praxis werden Sie schnell merken, wie intuitiv und unkompliziert die Bedienung tatsächlich ist. Und vergessen Sie nicht: Durch die weitgehende Automatisierung vieler Abläufe wird der administrative Aufwand in Ihrem Betrieb erheblich sinken. Fehler bei der manuellen Erfassung von Arbeitszeiten oder Urlaubstagen gehören der Vergangenheit an, und Ihre Mitarbeitenden gewinnen wertvolle Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Weitere Details finden Sie in unserem Handbuch — den Downloadlink finden Sie ebenfalls in der Preisübersicht, die Sie gleich erhalten. Und bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit über unsere Support-Hotline zur Verfügung.
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