Reinigungsfirma: Teppichreinigungsmaschine kaputt

Beispiel

Person A:
Also, wir haben jetzt das Problem mit der Teppichreinigungsmaschine. Sie ist seit gestern kaputt und wir können die Termine bei den Kund:innen nicht einhalten.
Ich finde, wir müssen den Chef so schnell wie möglich über die aktuelle Situation informieren.
Was meinst du, wie sollten wir jetzt am besten vorgehen?

Person B:
Ja, da hast du recht. Ich denke, als erstes sollten wir genau dokumentieren, was passiert ist: Wann ist die Maschine kaputtgegangen? Wer hat sie zuletzt benutzt? Was genau funktioniert nicht mehr?
Dann können wir dem Chef eine E-Mail schreiben oder ihn direkt anrufen und ihm das erklären.
Was ist dein Vorschlag für den nächsten Schritt?

Person A:
Das klingt gut. Wir sollten wirklich alles dokumentieren, damit es keine Missverständnisse gibt.
Außerdem finde ich, dass wir den Lieferanten der Maschine sofort kontaktieren müssen. Vielleicht ist die Maschine noch in der Garantiezeit oder der Hersteller kann sie schnell reparieren.
Sollen wir den Lieferanten anrufen oder lieber eine schriftliche Anfrage schicken?

Person B:
Ich würde sagen, wir machen beides. Zuerst rufen wir an, damit es schneller geht, und danach schicken wir eine E-Mail zur Bestätigung, damit wir alles schriftlich haben.
Wir sollten dem Lieferanten genau schildern, welches Problem aufgetreten ist und fragen, wie lange die Reparatur dauern würde. Vielleicht gibt es ja auch eine Möglichkeit, eine Ersatzmaschine zu bekommen.
Was meinst du dazu?

Person A:
Ja, das ist eine gute Idee. Eine Leihmaschine wäre perfekt, damit wir weiterarbeiten können.
Aber wir müssen auch überlegen, wie wir kurzfristig die Kund:innen informieren. Wir können nicht einfach die Termine ausfallen lassen. Ich denke, wir sollten die Kund:innen anrufen und ihnen die Situation erklären. Vielleicht können wir neue Termine vorschlagen oder einen Rabatt anbieten.
Findest du das fair?

Person B:
Ja, auf jeden Fall. Wenn wir den Kund:innen gleich Bescheid sagen, zeigen wir, dass wir professionell handeln.
Vielleicht könnten wir den Kunden auch anbieten, dass wir andere Reinigungsarbeiten übernehmen, solange die Maschine kaputt ist – zum Beispiel eine Fenster- oder Bodenreinigung als Ersatzleistung.
Wie findest du diese Idee?

Person A:
Das finde ich sehr gut. So bleiben wir im Kontakt mit den Kund:innen und verlieren keine Aufträge.
Langfristig sollten wir aber auch überlegen, ob wir eine neue Maschine kaufen. Unsere aktuelle Maschine ist schon alt, und wenn sie öfter ausfällt, kann das richtig teuer werden.
Sollen wir dem Chef vorschlagen, über eine Neuanschaffung nachzudenken?

Person B:
Ja, ich denke, das wäre sinnvoll. Vielleicht können wir dem Chef eine Liste mit verschiedenen Modellen schicken, die für unsere Firma geeignet wären. Wir könnten auch Angebote bei mehreren Lieferanten einholen und vergleichen.
Sollen wir das gleich mit in die E-Mail an den Chef schreiben?

Person A:
Ja, das sollten wir auf jeden Fall tun. Dann zeigen wir, dass wir nicht nur das Problem melden, sondern auch gleich Lösungen vorschlagen.
Und wir sollten den Chef auch fragen, ob wir einen Wartungsvertrag für die neue oder reparierte Maschine abschließen können. Dann gibt es in Zukunft weniger Ausfälle.
Findest du, das sollten wir auch vorschlagen?

Person B:
Ja, das ist eine sehr gute Idee. Ein Wartungsvertrag kann langfristig viel Geld sparen und sorgt dafür, dass wir zuverlässiger arbeiten können.
Vielleicht könnten wir auch überlegen, ob wir intern eine kurze Schulung für das Team machen, damit alle wissen, wie man die Maschinen richtig pflegt.
Wollen wir das auch unserem Chef vorschlagen?

Person A:
Ja, das gehört auf jeden Fall dazu. Dann fasse ich mal zusammen: Wir dokumentieren den Schaden genau und informieren den Chef. Wir kontaktieren den Lieferanten telefonisch und schriftlich. Wir fragen nach Reparatur, Ersatzmaschine oder Kulanz. Wir informieren die Kund:innen über die Situation, bieten neue Termine oder Ersatzleistungen an. Langfristig schlagen wir dem Chef vor, eine neue Maschine zu kaufen und holen Angebote ein. Wir empfehlen, einen Wartungsvertrag abzuschließen. Zusätzlich schlagen wir eine interne Schulung für die Maschinenpflege vor. Hast du noch etwas hinzuzufügen? Oder können wir das so machen?

Person B:
Nein, das klingt perfekt. Ich finde, wir haben an alles gedacht und der Chef wird sehen, dass wir Verantwortung übernehmen.
Dann lass uns jetzt gleich anfangen!