Die Verbesserung der internen Kommunikation
Protokoll 20.04.20XX, 09:30-12:00 Uhr
Ort: Hauptsitz, Konferenzraum 3
Teilnehmende: Anna Müller (AM, Geschäftsführung), Robert Klein (RK, Leiter Einkauf), Julia Schmidt (JS, Leiterin Produktion), Tobias Becker (TB, IT-Abteilung), Maria Weber (MW, Leiterin Personal)
Entschuldigt: Sebastian Fischer (SF, Finanzen)
Protokollantin: Lisa Braun (LB)
Sitzungsleitung: Anna Müller (AM)
Tagesordnungspunkte:
- Begrüßung und Genehmigung des letzten Protokolls
- Verbesserung der internen Kommunikation
- Optimierung der Lieferkette
- Einführung eines neuen Personalentwicklungskonzepts
- Vorbereitung auf die jährliche Mitarbeiterbefragung
- Sonstiges
TOP 1 Begrüßung und Genehmigung des letzten Protokolls
AM eröffnet die Sitzung und begrüßt die Anwesenden. Das Protokoll der letzten Besprechung vom 15.03.20XX wird einstimmig genehmigt.
TOP 2 Verbesserung der internen Kommunikation
TB stellt einen Vorschlag zur Verbesserung der internen Kommunikation vor. Das Hauptziel ist es, die Abstimmungsprozesse zwischen den Abteilungen zu beschleunigen und Transparenz zu schaffen. Es wird vorgeschlagen, ein internes Kommunikationstool einzuführen, das die E-Mail-Korrespondenz reduziert und stattdessen auf direkte Nachrichten und Gruppenarbeit setzt. RK schlägt vor, vor der Implementierung eine Testphase durchzuführen. Alle stimmen dem Vorschlag zu, und TB wird beauftragt, das passende Tool auszuwählen und einen Testlauf bis zum nächsten Treffen am 20.06.20XX zu organisieren.
TOP 3 Optimierung der Lieferkette
JS berichtet von Problemen in der Lieferkette, die zu Verzögerungen in der Produktion geführt haben. Als Hauptursachen werden Lieferverzögerungen bei externen Partnern und eine ineffiziente Lagerverwaltung identifiziert. Es wird beschlossen, die Zusammenarbeit mit den bisherigen Lieferanten zu überprüfen und potenzielle neue Lieferanten zu evaluieren. Zudem soll ein neues Lagerverwaltungssystem eingeführt werden, das die Bestandsaufnahme automatisiert und Engpässe verhindert. JS wird die Verantwortlichen für die Auswahl der neuen Lieferanten und die Implementierung des Lagersystems benennen.
TOP 4 Einführung eines neuen Personalentwicklungskonzepts
MW stellt ein neues Konzept für die Personalentwicklung vor, das auf regelmäßigen Weiterbildungsmaßnahmen und individueller Förderung basiert. Ziel ist es, den Mitarbeitenden mehr Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung zu bieten und gleichzeitig die Bindung an das Unternehmen zu stärken. Geplant ist, dass jede Abteilung bis Ende des Jahres ein spezifisches Weiterbildungsprogramm entwickelt, das auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten ist. MW wird das Konzept an den Betriebsrat weiterleiten und Feedback einholen.
TOP 5 Vorbereitung auf die jährliche Mitarbeiterbefragung
AM informiert über die bevorstehende Mitarbeiterbefragung, die Ende Mai durchgeführt wird. Es sollen Themen wie Zufriedenheit am Arbeitsplatz, Kommunikation und Arbeitsbedingungen erfragt werden. RK schlägt vor, spezifische Fragen zur Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen aufzunehmen, um potenzielle Verbesserungspunkte zu identifizieren. Alle sind sich einig, dass die Ergebnisse der Befragung entscheidend für die weitere Planung von Maßnahmen zur Arbeitsoptimierung sind. MW wird die Befragung organisieren und sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, anonym teilzunehmen.
TOP 6 Sonstiges
AM weist darauf hin, dass die nächsten Team-Workshops für Führungskräfte im Juli stattfinden und dass die Anmeldung bis Ende Mai abgeschlossen sein muss. MW wird die Information an alle Führungskräfte weitergeben.
