Falsches Fleisch geliefert — Feier mit 40 Gästen heute Abend

Beispiel

TN1: „Hast du gehört, dass unser Lieferant heute Lammfleisch statt Rindfleisch geliefert hat? Wir haben heute Abend eine Feier mit vierzig Gästen, die Menükarten sind bereits gedruckt, und wir können das vorgesehene Menü so nicht zubereiten."
TN2: „Nein, das wusste ich noch nicht. Das ist wirklich eine sehr kritische Situation, denn wir haben nur wenige Stunden bis zum Beginn der Feier. Wenn wir nicht sofort handeln, können wir das Menü nicht rechtzeitig umstellen. Weißt du, ob wir das Lammfleisch überhaupt für eine Alternativlösung nutzen könnten?"
TN1: „Ja, das ist eine gute Frage. Theoretisch könnten wir das Lammfleisch verwenden und das Menü entsprechend anpassen, aber das hängt davon ab, ob die Gäste Lammfleisch essen können und möchten. Bei vierzig Gästen könnten Allergien oder religiöse Einschränkungen eine Rolle spielen. Sollten wir zuerst prüfen, ob wir kurzfristig noch Rindfleisch beschaffen können?"
TN2: „Da stimme ich dir vollkommen zu. Wir sollten sofort bei anderen Fleischlieferanten oder beim Großmarkt anfragen, ob noch Rindfleisch in der benötigten Menge verfügbar ist. Wenn wir schnell liefern lassen können, wäre das die einfachste Lösung. Kannst du das genauer erklären, wie viel Zeit uns noch für die Zubereitung bleibt?"
TN1: „Ja, die Feier beginnt um acht Uhr abends, das heißt, wir haben noch etwa fünf Stunden. Wenn das Fleisch innerhalb der nächsten zwei Stunden geliefert wird, wäre die Zubereitung noch machbar. Falls das nicht klappt, müssen wir das Menü grundlegend ändern. Sollten wir die Veranstalterin oder den Veranstalter der Feier sofort informieren?"
TN2: „Ja, auf jeden Fall. Der oder die Verantwortliche für die Feier muss so früh wie möglich Bescheid wissen, damit wir gemeinsam eine Entscheidung treffen können. Vielleicht ist die Gruppe offen für Lammfleisch als Alternative, was uns viel Zeit sparen würde. Da bin ich anderer Meinung als Kolleginnen und Kollegen, die sagen, wir sollten das Problem zuerst intern lösen, bevor wir den Kunden informieren. Bei einer Feier dieser Größe ist Transparenz entscheidend. Kannst du das genauer erklären, was wir dem Kunden konkret anbieten könnten?"
TN1: „Ja, gerne. Wir könnten dem Kunden drei Optionen anbieten: erstens das Menü mit Lammfleisch als gleichwertiger Alternative, zweitens ein komplett anderes Fleischgericht mit Produkten, die wir noch vorrätig haben, und drittens warten, bis das richtige Rindfleisch nachgeliefert wird, falls noch genug Zeit bleibt. Als Entschädigung für die Unannehmlichkeiten sollten wir außerdem einen Rabatt anbieten. Sollten wir gleichzeitig den Lieferanten kontaktieren?"
TN2: „Ja, das ist dringend notwendig. Wir sollten den Lieferanten sofort anrufen und auf eine sofortige Erklärung und eine Expresslieferung des richtigen Rindfleisches bestehen. Weißt du, ob in unserem Vertrag eine Regelung für Falschlieferungen vorgesehen ist?"
TN1: „Ja, im Vertrag ist festgelegt, dass bei Lieferfehlern eine sofortige kostenlose Nachlieferung zu erfolgen hat. Falls das nicht möglich ist, haben wir Anspruch auf eine vollständige Rückerstattung und Schadensersatz für die entstandenen Mehrkosten. Wir sollten das dem Lieferanten klar kommunizieren. Da stimme ich dir vollkommen zu, dass wir das schriftlich festhalten sollten. Weißt du, ob wir den Schaden auch dokumentieren sollten?"
TN2: „Ja, auf jeden Fall. Fotos der falsch gelieferten Ware, eine Kopie des Lieferscheins und eine schriftliche Beschreibung des Vorfalls sind sehr wichtig, falls wir später Schadensersatz fordern müssen. Außerdem sollten wir festhalten, welche Mehrkosten uns durch die kurzfristige Lösung entstehen. Wie können wir langfristig sicherstellen, dass solche Lieferfehler nicht mehr vorkommen?"
TN1: „Das ist eine sehr wichtige Frage. Nach diesem Vorfall sollten wir ernsthaft prüfen, ob wir die Zusammenarbeit mit diesem Lieferanten fortsetzen wollen. Wenn Falschlieferungen öfter vorkommen, ist das ein Zeichen mangelnder Zuverlässigkeit. Weißt du, ob es in unserer Region zuverlässigere Fleischlieferanten gibt?"
TN2: „Ja, ich kenne zwei andere Lieferanten, die von Restaurants in der Umgebung sehr gelobt werden. Wir sollten Angebote einholen und vergleichen. Außerdem sollten wir bei jedem zukünftigen Lieferanten eine Probelieferung vereinbaren, bevor wir einen festen Vertrag abschließen. Sollten wir außerdem eine verbindliche Wareneingangskontrolle einführen, damit wir Fehler sofort bei der Lieferung erkennen?"
TN1: „Da stimme ich dir vollkommen zu. Eine systematische Kontrolle jeder Lieferung direkt bei der Annahme würde sicherstellen, dass wir Fehler sofort erkennen und reagieren können, bevor es zu spät ist. Bei einer Großveranstaltung wie heute wäre das besonders wichtig gewesen. Ich glaube, wir haben jetzt alle wichtigen Punkte besprochen. Sollen wir kurz zusammenfassen?"
TN2: „Ja, gerne. Fassen wir kurz zusammen: Als Sofortmaßnahmen fragen wir sofort bei anderen Lieferanten nach Rindfleisch in der benötigten Menge. Gleichzeitig informieren wir die Veranstalterin oder den Veranstalter über die Situation und bieten drei konkrete Alternativen an."
TN1: „Genau. Wir kontaktieren den Lieferanten sofort, fordern eine Erklärung und entweder eine Expresslieferung oder eine vollständige Rückerstattung. Alle relevanten Unterlagen und Fotos werden für eine mögliche Schadensersatzforderung dokumentiert."
TN2: „Langfristig prüfen wir alternative Lieferanten, holen Angebote ein und führen eine verbindliche Wareneingangskontrolle bei jeder Lieferung ein. Falls sich der aktuelle Lieferant nicht verbessert, kündigen wir den Vertrag und wechseln zu einem zuverlässigeren Anbieter. Ich denke, damit sind wir uns einig."
TN1: „Ja, wir sind uns einig. Dann fangen wir jetzt sofort damit an."