Personalmangel durch Krankheit im Kaufhaus zur Weihnachtszeit

Beispiel

TN1: „Hast du gehört, dass wir in der Vorweihnachtszeit in mehreren Abteilungen zu wenig Personal haben? Wegen der vielen Krankheitsfälle können wir den Andrang der Kundinnen und Kunden kaum bewältigen."
TN2: „Nein, das wusste ich noch nicht. Das ist wirklich eine sehr ernste Situation, denn die Vorweihnachtszeit ist unsere umsatzstärkste Phase des Jahres. Wenn Kundinnen und Kunden lange warten müssen oder niemanden für eine Beratung finden, gehen sie zur Konkurrenz. Weißt du, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurzeit krank sind?"
TN1: „Ja, aktuell fehlen uns in fünf Abteilungen insgesamt neun Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das ist fast ein Fünftel unseres Gesamtpersonals, was den Betrieb erheblich belastet. Wir müssen sofort Maßnahmen ergreifen, bevor die Situation noch schlimmer wird. Sollten wir zunächst prüfen, ob freiwillige Überstunden möglich sind?"
TN2: „Da stimme ich dir vollkommen zu. Freiwillige Überstunden wären die schnellste und unkomplizierteste Sofortmaßnahme. Wir sollten alle verfügbaren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich fragen und faire Vergütung sowie möglicherweise einen zusätzlichen freien Tag als Ausgleich anbieten. Kannst du das genauer erklären, ob wir auch eine Urlaubssperre für die verbleibenden Wochen bis Weihnachten einführen sollten?"
TN1: „Ja, das ist eine heikle Frage. Eine Urlaubssperre wäre rechtlich möglich, sollte aber wirklich nur als letztes Mittel eingesetzt werden. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ihren Urlaub bereits fest geplant, und eine erzwungene Stornierung würde die Stimmung im Team erheblich verschlechtern. Besser wäre es, zunächst freiwillig zu fragen. Weißt du, ob wir kurzfristig Zeitarbeitskräfte einsetzen könnten?"
TN2: „Ja, es gibt Zeitarbeitsagenturen, die auf den Einzelhandel spezialisiert sind und kurzfristig Personal für die Weihnachtszeit vermitteln können. Das wäre eine sehr sinnvolle Ergänzung, auch wenn eine kurze Einarbeitung notwendig ist. Da bin ich anderer Meinung als Kolleginnen und Kollegen, die sagen, Zeitarbeitskräfte kämen zu kurzfristig. Kannst du das genauer erklären, welche Abteilungen wir priorisieren sollten?"
TN1: „Ja, gerne. Wir sollten zunächst die umsatzstärksten Abteilungen priorisieren, also zum Beispiel Spielzeug, Elektro und Parfümerie, die zur Weihnachtszeit besonders stark frequentiert werden. Weniger frequentierte Abteilungen könnten vorübergehend zusammengelegt werden, damit das Personal effizienter eingesetzt wird. Sollten wir einzelne Abteilungen vorübergehend ganz schließen?"
TN2: „Das sollte wirklich der allerletzte Schritt sein. Eine geschlossene Abteilung in der Vorweihnachtszeit sendet ein sehr schlechtes Signal an unsere Kundinnen und Kunden. Besser wäre es, die Öffnungszeiten in weniger frequentierten Bereichen zu reduzieren, statt sie ganz zu schließen. Weißt du, ob wir die Kundinnen und Kunden über die Situation informieren sollten?"
TN1: „Ja, ich halte das für sehr wichtig. Ein freundlicher Hinweis an den Eingängen und in der App, dass es aufgrund von Personalengpässen zu längeren Wartezeiten kommen kann, würde viel Verständnis erzeugen. Kundinnen und Kunden reagieren viel positiver, wenn sie vorab informiert werden. Sollten wir außerdem an den besonders stark besetzten Bereichen zusätzliche Warteschlangenmanagement-Systeme einführen?"
TN2: „Ja, das halte ich für sehr sinnvoll. Klare Warteschlangensysteme und freundliche Hinweisschilder helfen Kundinnen und Kunden, sich zu orientieren und reduzieren Frustration beim Warten. Außerdem sollten wir sicherstellen, dass die verbleibenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestmöglich unterstützt werden. Da stimme ich dir vollkommen zu, dass ein Dankeschön an das Team in dieser stressigen Zeit sehr wichtig ist. Wie könnten wir die besondere Leistung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anerkennen?"
TN1: „Das ist eine sehr wichtige Frage. Ein persönliches Dankeschön der Geschäftsleitung, ein kleines Weihnachtsgeschenk oder eine Bonuszahlung für die Mehrarbeit in dieser Ausnahmesituation wäre eine sehr wertschätzende Geste. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die freiwillig Überstunden leisten, sollten sich gesehen und geschätzt fühlen. Wie können wir langfristig besser mit solchen Ausfällen umgehen?"
TN2: „Das ist eine sehr wichtige Frage. Wir sollten für die nächste Saison deutlich früher mit der Personalplanung beginnen und bereits im Herbst Saisonkräfte und Zeitarbeitspersonal für die Weihnachtszeit einplanen. Weißt du, ob wir außerdem einen festen Notfallpool aus Aushilfskräften aufbauen sollten, die kurzfristig einspringen können?"
TN1: „Ja, ein solcher Pool wäre sehr wertvoll. Wenn wir eine Liste von zuverlässigen Aushilfskräften haben, die in Notfällen kurzfristig zur Verfügung stehen, können wir viel schneller reagieren. Außerdem sollten wir darüber nachdenken, ob eine bessere Krankenprävention, zum Beispiel durch Impfangebote oder ergonomische Arbeitsplätze, die Ausfallquote langfristig senken kann. Ich glaube, wir haben jetzt alle wichtigen Punkte besprochen. Sollen wir kurz zusammenfassen?"
TN2: „Ja, gerne. Fassen wir kurz zusammen: Als Sofortmaßnahmen fragen wir alle verfügbaren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach freiwilligen Überstunden mit fairer Vergütung. Wir kontaktieren eine Zeitarbeitsagentur für kurzfristiges Saisonpersonal und legen weniger frequentierte Abteilungen vorübergehend zusammen."
TN1: „Genau. Wir informieren die Kundinnen und Kunden an den Eingängen und in der App über mögliche Wartezeiten und führen in stark frequentierten Bereichen ein klares Warteschlangensystem ein. Die besondere Leistung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erkennen wir mit einem persönlichen Dankeschön und einem kleinen Weihnachtsbonus an."
TN2: „Langfristig beginnen wir die Personalplanung für die Weihnachtszeit bereits im Herbst, bauen einen festen Notfallpool aus Aushilfskräften auf und prüfen Maßnahmen zur Krankenprävention. Ich denke, damit sind wir uns einig."
TN1: „Ja, wir sind uns einig. Dann fangen wir jetzt sofort damit an."