In einem Friseursalon

Beispiel

Person A:
Also, wir haben ja jetzt schon von drei Kundinnen gehört, dass sie nach der Haarwäsche mit dem neuen Shampoo allergisch reagiert haben. Das ist wirklich ein großes Problem.
Ich finde, wir müssen als Erstes die Situation genau dokumentieren und unseren Chef sofort informieren. Er muss Bescheid wissen, bevor noch weitere Beschwerden kommen.
Wie siehst du das? 

Person B:
Ja, das sehe ich genauso. Ich denke, wir sollten zuerst eine Liste erstellen: Welche Kundinnen waren betroffen, wann genau war das, und welche Symptome hatten sie?
Das ist wichtig, damit wir den Überblick behalten. Außerdem könnten wir dem Chef vorschlagen, dass wir das Shampoo erstmal aus dem Sortiment nehmen, bis alles geklärt ist.
Was meinst du dazu? 

Person A:
Ja, das wäre sinnvoll. Wir sollten das Shampoo auf jeden Fall nicht mehr verwenden, bevor wir sicher sind, dass es unbedenklich ist.
Ich finde auch, wir sollten die Kundinnen persönlich kontaktieren, uns entschuldigen und ihnen vielleicht einen Gutschein für den nächsten Friseurbesuch anbieten.
Findest du das angemessen?

Person B:
Ja, das ist ein guter Vorschlag. Ein Gutschein wäre eine nette Geste, und das zeigt, dass wir die Situation ernst nehmen.
Vielleicht könnten wir auch anbieten, dass die betroffenen Kundinnen noch einmal vorbeikommen, damit wir uns die Hautreaktionen genau anschauen. So können wir besser einschätzen, wie schlimm es wirklich war.
Wie siehst du das?

Person A:
Das finde ich sehr professionell. Und parallel dazu sollten wir den Lieferanten sofort kontaktieren. Wir müssen ihm genau schildern, was passiert ist, und um eine Stellungnahme bitten.
Vielleicht liegt es an einer fehlerhaften Charge? Oder es gibt neue Inhaltsstoffe, über die wir nicht informiert wurden.
Meinst du, wir sollten das schriftlich machen oder lieber anrufen?

Person B:
Ich würde vorschlagen, dass wir beides machen: Erst telefonisch, um schnell zu reagieren, und dann alles nochmal schriftlich per E-Mail, damit wir es dokumentiert haben.
Wir können den Lieferanten auch fragen, ob es schon ähnliche Fälle bei anderen Friseursalons gegeben hat.
Was meinst du, sollen wir das Shampoo zum Testen einschicken?

Person A:
Ja, das sollten wir unbedingt tun. Vielleicht können wir dem Lieferanten Proben schicken und auch selbst nochmal genau prüfen, ob es an der Lagerung lag oder an den Inhaltsstoffen.
Langfristig gesehen sollten wir überlegen, ob wir nicht wieder zu unserem alten Shampoo zurückkehren oder den Lieferanten wechseln, falls solche Probleme häufiger vorkommen.
Wie stehst du dazu?

Person B:
Das ist auf jeden Fall eine Option. Wir müssen die Sicherheit unserer Kundinnen immer an die erste Stelle setzen.
Vielleicht könnten wir in Zukunft auch immer zuerst ein neues Produkt an uns selbst testen, bevor wir es bei den Kund:innen anwenden.
Sollen wir diesen Vorschlag auch unserem Chef unterbreiten?

Person A:
Ja, das finde ich sinnvoll. Wir können ihm vorschlagen, dass wir eine interne Testphase einführen, bevor wir neue Produkte offiziell einsetzen.
Und um alles transparent zu halten, sollten wir dem Chef ein Protokoll über die heutige Besprechung schicken, damit er genau weiß, was wir besprochen haben.
Hast du noch eine Idee, was wir sonst noch tun könnten?

Person B:
Ich denke, wir haben die wichtigsten Punkte besprochen: Dokumentation, Kundenkontakt, Lieferanteninformation, Qualitätssicherung und ein möglicher Wechsel des Shampoos.
Vielleicht könnten wir auch eine Schulung für das Team machen, wie man in Zukunft mit solchen Situationen umgeht.
Wollen wir das auch dem Chef vorschlagen?

Person A:
Ja, das sollten wir tun. Ich fasse kurz zusammen:
Wir stoppen sofort die Verwendung des Shampoos. Wir informieren den Chef und dokumentieren alles schriftlich. Wir kontaktieren die betroffenen Kundinnen, entschuldigen uns und bieten Gutscheine an. Wir informieren den Lieferanten schriftlich und telefonisch, schicken eine Probe ein. Langfristig denken wir über einen Lieferantenwechsel oder interne Tests vor dem Einsatz neuer Produkte nach. Zusätzlich schlagen wir dem Chef eine Teamschulung vor. Können wir das so machen?

Person B:
Ja, das klingt nach einem sehr guten Plan. Ich denke, so zeigen wir, dass wir professionell mit der Situation umgehen und Verantwortung übernehmen. Dann lass uns direkt anfangen!