Supermarkt: Schreibwaren-Angebot nicht geliefert

Beispiel

Person A:
Also, wir haben ein Problem. Heute Morgen ist das neue Angebot für die Schreibwaren gestartet, aber die Lieferung ist nicht angekommen. Die Kund:innen fragen ständig nach den günstigen Heften und Stiften.
Ich finde, wir müssen den Chef unbedingt über die aktuelle Situation informieren.
Was ist dein Vorschlag, wie wir jetzt weiter vorgehen?

Person B:
Ja, das sehe ich genauso. Als erstes sollten wir genau dokumentieren, was passiert ist. Also: Welche Artikel fehlen genau? Wann war der Liefertermin? Und wer ist bei der Bestellung zuständig gewesen?
Wir können dann dem Chef eine E-Mail schicken und ihm die Situation erklären. Vielleicht sollten wir auch vorschlagen, wie wir kurzfristig reagieren können.
Hast du dazu schon eine Idee?

Person A:
Ja, eine Möglichkeit wäre, dass wir den Kund:innen Ersatzprodukte zum gleichen Preis anbieten. Wir könnten schauen, ob wir ähnliche Schreibwaren auf Lager haben und diese als Alternative verkaufen.
Oder wir bieten den Kund:innen Gutscheine an, damit sie die Produkte später zum Angebotspreis bekommen, sobald die Lieferung da ist.
Was hältst du davon?

Person B:
Das finde ich gut. So zeigen wir den Kund:innen, dass wir das Problem ernst nehmen. Und wir verhindern, dass sie verärgert den Supermarkt verlassen.
Vielleicht könnten wir auch ein Schild am Eingang aufstellen, damit die Kund:innen gleich wissen, dass es ein Lieferproblem gibt. Dann müssen wir es nicht jedem einzelnen erklären.
Was meinst du dazu?

Person A:
Das ist eine sehr gute Idee. Ein Schild spart Zeit und zeigt, dass wir transparent sind. Aber ich denke, wir sollten auch den Lieferanten sofort kontaktieren.
Wir müssen reklamieren und fragen, warum die Lieferung nicht gekommen ist. Vielleicht gibt es ja einen Fehler im Lager oder beim Transport.
Sollen wir direkt anrufen oder lieber erstmal eine E-Mail schreiben?

Person B:
Ich finde, wir sollten beides machen: Erst anrufen, damit wir schnell eine Antwort bekommen, und danach alles noch einmal schriftlich festhalten. So haben wir einen Nachweis.
Wir könnten den Lieferanten auch fragen, ob sie die Lieferung heute noch nachliefern können oder spätestens morgen früh.
Findest du, das ist realistisch?

Person A:
Das hängt wahrscheinlich davon ab, wo die Ware gerade ist. Aber versuchen sollten wir es auf jeden Fall.
Langfristig müssen wir überlegen, wie wir solche Situationen in Zukunft vermeiden können. Vielleicht könnten wir bei wichtigen Aktionen immer einen Sicherheitspuffer einplanen und die Ware früher bestellen.
Was hältst du davon?

Person B:
Ja, das wäre sinnvoll. Wir könnten auch mit dem Lieferanten eine Vereinbarung treffen, dass bei Sonderaktionen eine pünktliche Lieferung garantiert wird. Vielleicht sogar mit einer Vertragsstrafe, wenn es nicht klappt.
Außerdem sollten wir den Chef fragen, ob wir für solche Fälle ein kleines Notfalllager einrichten dürfen, mit den wichtigsten Aktionsartikeln auf Reserve.
Findest du das praktikabel?

Person A:
Ja, das ist eine gute Lösung. Ein Notfalllager hilft uns, flexibel zu bleiben.
Und ich finde, wir sollten jetzt auch alle Schritte schriftlich festhalten, damit wir beim nächsten Mal genau wissen, wie wir vorgehen müssen, wenn so etwas noch einmal passiert.
Wollen wir dafür ein internes Protokoll erstellen?

Person B:
Ja, das sollten wir auf jeden Fall machen. So können auch alle Kolleg:innen nachlesen, was zu tun ist.
Zusätzlich könnten wir dem Chef vorschlagen, dass wir für alle Aktionsangebote einen festen Verantwortlichen benennen, der die Lieferung kontrolliert und rechtzeitig nachhakt.
Findest du das sinnvoll?

Person A:
Ja, das ist eine sehr gute Idee. Dann gibt es mehr Kontrolle und weniger Chaos. Ich fasse kurz zusammen: Wir informieren den Chef über die Situation und dokumentieren alles schriftlich. Wir bieten den Kund:innen Ersatzprodukte oder Gutscheine an. Wir stellen ein Schild auf, um die Kund:innen zu informieren. Wir kontaktieren den Lieferanten telefonisch und schriftlich, um die schnelle Nachlieferung zu klären. Wir schlagen dem Chef vor, bei zukünftigen Aktionen einen Sicherheitspuffer einzuplanen. Wir möchten ein kleines Notfalllager einrichten. Wir erstellen ein internes Protokoll für solche Fälle. Außerdem schlagen wir vor, für Aktionen eine verantwortliche Person zu bestimmen. Bist du mit dieser Zusammenfassung einverstanden?

Person B:
Ja, ich bin vollkommen einverstanden. Ich finde, wir haben das Problem gut besprochen und viele Lösungen gefunden.
Dann lass uns das direkt umsetzen!