Telefonat zwischen der Firma Technodent GmbH und Systempartner Nordlogik AG

Frau Lennertz (Einkaufsleitung bei Technodent): Lennertz am Apparat, Technodent GmbH, guten Tag. Spreche ich mit Herrn Kolberg?

Herr Kolberg (Kundenservice Nordlogik): Ja, Kolberg hier, guten Tag Frau Lennertz. Was kann ich für Sie tun?

Frau Lennertz: Es geht um unsere Lieferung von gestern – konkret um die 14 bestellten Multifunktionsdrucker für unsere Niederlassung in Elbenstedt. Leider sind nur zwölf Geräte eingetroffen.

Herr Kolberg: Einen Moment bitte – ich öffne direkt unser System. Haben Sie vielleicht Ihre Auftragsnummer zur Hand? Das würde helfen, den Vorgang schneller zu finden.

Frau Lennertz: Klar, die Nummer lautet: 981-3347-Z. Der ursprüngliche Auftrag wurde am 5. September erfasst.

Herr Kolberg: Danke. Ich habe den Datensatz gerade auf dem Bildschirm. Laut System wurden exakt zwölf Geräte bestellt – und auch geliefert.

Frau Lennertz: Das stimmt soweit, aber wir haben am vergangenen Montag telefonisch zwei weitere Geräte nachbestellt. Ich hatte mit einer Kollegin aus Ihrem Vertrieb gesprochen, die mir sagte, dass das problemlos über die bestehende Bestellung ergänzt werden könne.

Herr Kolberg: Verstehe. Können Sie sich zufällig noch an den Namen meiner Kollegin erinnern? Oder haben Sie von uns eine schriftliche Auftragsbestätigung für die Änderung erhalten?

Frau Lennertz: Leider nein. Ich habe den Namen nicht notiert, und ehrlich gesagt auch nicht mehr auf eine formale Bestätigung gewartet. In der Vergangenheit lief es bei Nachbestellungen immer reibungslos. Ich bin daher davon ausgegangen, dass das auch dieses Mal klappt.

Herr Kolberg: Hm, dann scheint die interne Weitergabe der Nachbestellung nicht erfolgt zu sein. So etwas sollte nicht passieren, aber leider kommt es im Tagesgeschäft vor – besonders bei kurzfristigen Anpassungen per Telefon. Benötigen Sie die fehlenden Geräte denn sofort oder reicht eine Nachsendung mit der nächsten regulären Lieferung?

Frau Lennertz: Leider ist das zeitkritisch. Wir haben einen Zahntechnik-Kunden, der auf die volle Ausstattung bis spätestens morgen wartet. Ein späterer Versand wäre geschäftlich problematisch.

Herr Kolberg: Verstanden. Dann schaue ich gleich persönlich im Lagerbestand nach, ob wir noch zwei der bestellten Modelle vorrätig haben. Wenn ja, leite ich eine Express-Lieferung ein – Zustellung bis morgen Vormittag per Kurierdienst. Ist das für Sie in Ordnung?

Frau Lennertz: Ja, das wäre ideal. Ich danke Ihnen für die schnelle Reaktion – ich weiß das sehr zu schätzen.

Herr Kolberg: Sehr gerne. Ich melde mich in spätestens einer Stunde zurück, sobald ich die Verfügbarkeit geprüft habe. Wir setzen alles daran, das zu korrigieren.