Falsche Arbeitstische geliefert — falsche Marke und falsche Maße

Beispiel

TN1: „Hast du gehört, dass die neuen Arbeitstische für unser Büro gerade geliefert wurden, aber die Lieferung komplett falsch ist? Die Tische sind von einer anderen Marke und die Maße stimmen nicht mit unserer Bestellung überein."
TN2: „Ja, ich habe davon gehört. Das ist wirklich eine sehr ärgerliche Situation, denn wir haben die neuen Tische bereits fest eingeplant und die Büroumgestaltung danach ausgerichtet. Tische mit falschen Maßen passen möglicherweise gar nicht in unsere Räume. Weißt du, wie groß der Unterschied zwischen den bestellten und den gelieferten Maßen ist?"
TN1: „Ja, wir haben Tische mit einer Breite von 160 Zentimetern bestellt, geliefert wurden aber Tische mit 140 Zentimetern. Das ist ein erheblicher Unterschied, der die gesamte Raumplanung durcheinanderbringt. Außerdem ist die gelieferte Marke deutlich günstiger als die bestellte, was auf einen möglichen Qualitätsunterschied hindeutet. Sollten wir die Ware sofort dokumentieren?"
TN2: „Da stimme ich dir vollkommen zu. Wir sollten sofort Fotos aller gelieferten Tische machen, die Maße nachmessen und das Ergebnis mit unserer Originalbestellung vergleichen. Außerdem sollten wir den Lieferschein sorgfältig prüfen. Mit dieser Dokumentation haben wir eine starke Grundlage für die Reklamation. Kannst du das genauer erklären, ob wir die Tische annehmen oder ablehnen sollten?"
TN1: „Ja, gerne. Ich würde empfehlen, die Annahme der Tische schriftlich unter Vorbehalt zu quittieren, also mit dem Vermerk, dass die Ware nicht der Bestellung entspricht. So ist der Lieferant informiert, und wir haben gleichzeitig einen Nachweis der Lieferung. Die Tische sollten wir vorerst eingelagert lassen und nicht aufbauen. Weißt du, wie wir den Bürobetrieb in der Zwischenzeit aufrechterhalten können?"
TN2: „Ja, kurzfristig könnten wir die alten Tische vorübergehend weiter nutzen, falls sie noch vorhanden sind. Falls nicht, könnten wir prüfen, ob wir von einem anderen Büro oder einem Möbelverleih Übergangstische leihen können. Da bin ich anderer Meinung als Kolleginnen und Kollegen, die sagen, wir sollten die falschen Tische einfach aufbauen und später reklamieren. Das würde die Rückgabe komplizierter machen. Sollten wir den Lieferanten sofort kontaktieren?"
TN1: „Ja, auf jeden Fall. Wir sollten den Lieferanten sofort telefonisch und schriftlich über den Fehler informieren. Dabei sollten wir klar und sachlich kommunizieren, dass die Lieferung in zwei Punkten von der Bestellung abweicht, nämlich in Marke und Maßen. Kannst du das genauer erklären, was wir vom Lieferanten konkret fordern sollten?"
TN2: „Ja, gerne. Wir sollten erstens eine sofortige Rücknahme der falschen Tische auf Kosten des Lieferanten fordern. Zweitens sollten wir auf eine Nachlieferung der korrekten Tische bestehen, also der bestellten Marke und Maße, so schnell wie möglich. Falls die Nachlieferung länger dauert, sollten wir außerdem eine Entschädigung für die Unannehmlichkeiten verlangen. Weißt du, ob wir rechtliche Ansprüche haben, falls der Lieferant nicht kooperiert?"
TN1: „Ja, bei einer Falschlieferung haben wir eindeutig das Recht auf Nachlieferung oder Rückerstattung. Falls der Lieferant nicht reagiert oder die Kosten für die Rücksendung nicht übernehmen möchte, können wir rechtliche Schritte einleiten. Wir sollten alle Kommunikation mit dem Lieferanten schriftlich festhalten. Da stimme ich dir vollkommen zu, dass eine lückenlose Dokumentation hier entscheidend ist. Sollten wir außerdem die Geschäftsleitung informieren?"
TN2: „Ja, die Geschäftsleitung muss über den Vorfall informiert sein, besonders wenn sich die Nachlieferung verzögert und das Büro dadurch länger nicht wie geplant genutzt werden kann. Sie kann dann entscheiden, ob wir einen anderen Lieferanten für die Zukunft in Betracht ziehen sollten. Wie können wir langfristig solche Lieferfehler vermeiden?"
TN1: „Das ist eine sehr wichtige Frage. Bei zukünftigen Bestellungen sollten wir immer eine detaillierte schriftliche Auftragsbestätigung mit allen Spezifikationen verlangen, also Marke, Modell, genaue Maße und Stückzahl. Außerdem sollten wir bei der Warenannahme immer sofort eine systematische Kontrolle durchführen, bevor wir die Lieferung quittieren. Weißt du, ob wir außerdem einen zuverlässigeren Lieferanten suchen sollten?"
TN2: „Ja, nach diesem Vorfall sollten wir die Zusammenarbeit mit diesem Lieferanten kritisch bewerten. Für zukünftige Büroausstattungen sollten wir Angebote von mehreren Anbietern einholen und dabei besonders auf Referenzen und nachgewiesene Zuverlässigkeit achten. Sollten wir außerdem bei größeren Bestellungen immer eine Musterlieferung vor der Hauptbestellung anfordern?"
TN1: „Da stimme ich dir vollkommen zu. Eine Musterlieferung würde uns die Möglichkeit geben, Qualität und Maße zu prüfen, bevor wir eine große Bestellung aufgeben. So können wir Fehler erkennen, bevor sie uns in solche Situationen bringen. Ich glaube, wir haben jetzt alle wichtigen Punkte besprochen. Sollen wir kurz zusammenfassen?"
TN2: „Ja, gerne. Fassen wir kurz zusammen: Als Sofortmaßnahmen dokumentieren wir alle gelieferten Tische mit Fotos und Maßen und quittieren die Annahme schriftlich unter Vorbehalt. Wir kontaktieren den Lieferanten sofort telefonisch und schriftlich und fordern eine Rücknahme der falschen Tische sowie eine Nachlieferung der korrekten."
TN1: „Genau. Den Bürobetrieb halten wir mit alten oder geliehenen Übergangstischen aufrecht. Die Geschäftsleitung wird über den Vorfall informiert, und alle Kommunikation mit dem Lieferanten wird schriftlich dokumentiert."
TN2: „Langfristig führen wir eine systematische Wareneingangskontrolle ein, verlangen bei jeder Bestellung eine detaillierte schriftliche Auftragsbestätigung und fordern bei größeren Bestellungen eine Musterlieferung. Den aktuellen Lieferanten bewerten wir kritisch für zukünftige Aufträge. Ich denke, damit sind wir uns einig."
TN1: „Ja, wir sind uns einig. Dann fangen wir jetzt sofort damit an."