Möbel im Schnee und Regen

Beispiel

Person A:
Also, wir haben wirklich ein dringendes Problem. Die von den Kund:innen bestellten Möbelstücke stehen draußen auf dem Hof, weil das Lager voll ist. Jetzt schneit und regnet es und die Möbel sind nicht abgedeckt.
Ich finde, wir müssen den Chef sofort über die aktuelle Situation informieren, bevor es zu Schäden kommt.
Was ist dein Vorschlag, wie wir am besten vorgehen?

Person B:
Ja, das sehe ich genauso. Ich denke, wir sollten zunächst alles genau dokumentieren: Welche Möbelstücke sind betroffen? Seit wann stehen sie draußen? Und wie ist der Zustand aktuell?
Ich schlage vor, dass wir dem Chef noch heute eine E-Mail schicken und ihn auf dem Laufenden halten.
Was meinst du, sollen wir auch Fotos machen, um den Zustand festzuhalten?

Person A:
Ja, das finde ich sehr wichtig. Fotos sind ein guter Nachweis, falls es später Reklamationen gibt.
Kurzfristig sollten wir jetzt auf jeden Fall eine Abdeckung organisieren. Vielleicht haben wir noch Planen oder Folien im Lager, mit denen wir die Möbel schützen können.
Oder sollen wir beim Baumarkt schnell welche kaufen?

Person B:
Ja, das wäre eine gute Idee. Wenn wir selbst keine Planen mehr haben, sollten wir schnell welche besorgen. Ich kann mich darum kümmern. Zusätzlich könnten wir überlegen, ob wir einen Transport organisieren, um die Möbel an einen trockenen Ort zu bringen, vielleicht in ein externes Lager.
Was hältst du davon?

Person A:
Das wäre auf jeden Fall eine Lösung, aber wir müssten vorher den Chef fragen, ob wir das dürfen, weil das ja zusätzliche Kosten verursacht.
Außerdem sollten wir den Kund:innen Bescheid geben, dass es im Moment ein Lagerproblem gibt. Ich finde, wir sollten ehrlich sein und ihnen anbieten, die Möbel möglichst schnell auszuliefern.
Findest du das sinnvoll?

Person B:
Ja, ich finde, wir sollten den Kund:innen anbieten, die Möbel sofort zu liefern, auch wenn der eigentliche Liefertermin erst in ein paar Tagen wäre. Das ist besser, als die Möbel im Schnee stehen zu lassen.
Vielleicht könnten wir den Kund:innen auch einen kleinen Rabatt oder einen Gutschein anbieten, falls es doch zu Beschädigungen kommt.
Sollen wir das auch in den Vorschlag an den Chef aufnehmen?

Person A:
Ja, das sollten wir unbedingt mit dem Chef besprechen. Es ist besser, proaktiv auf die Kund:innen zuzugehen, bevor es Beschwerden gibt.
Langfristig sollten wir aber auch eine Lösung für unser Lagerproblem finden. Ich finde, wir brauchen dringend mehr Lagerfläche oder flexiblere Lieferzeiten, damit solche Situationen nicht mehr passieren.
Was meinst du, wie könnten wir das dem Chef vorschlagen?

Person B:
Ich denke, wir könnten dem Chef vorschlagen, mit den Lieferanten zu sprechen. Vielleicht können sie die Möbel später liefern, sodass wir nicht so viele Artikel gleichzeitig lagern müssen.
Oder wir könnten ein zusätzliches Lager mieten, zumindest für die Wintermonate, wenn das Wetter so schlecht ist.
Findest du, das wäre realistisch?

Person A:
Ja, das ist realistisch. Wir könnten auch prüfen, ob es in der Nähe eine Halle gibt, die wir kurzfristig nutzen können.
Zusätzlich sollten wir in Zukunft einen genauen Lagerplan erstellen, damit wir besser einschätzen können, wann wie viel Platz frei ist.
Sollen wir das auch in unser Protokoll schreiben?

Person B:
Ja, auf jeden Fall. Ich denke, wir sollten das alles schriftlich festhalten und dem Chef per E-Mail schicken.
Außerdem könnten wir dem Lieferanten eine Info geben, dass die Möbel zu früh geliefert wurden und wir das nächstes Mal besser abstimmen wollen.
Sollen wir das auch gleich machen?

Person A:
Ja, das ist eine gute Idee. Wir müssen dem Lieferanten erklären, dass wir bei Sonderbestellungen oder großen Mengen vorher Rücksprache halten möchten, bevor geliefert wird.
Und ich finde, wir sollten dem Chef vorschlagen, dass wir regelmäßige Teamsitzungen einführen, um solche Probleme frühzeitig zu besprechen.
Was hältst du davon?

Person B:
Das finde ich sinnvoll. So können wir Probleme schneller erkennen und gemeinsam Lösungen finden.
Ich kann gerne den ersten Entwurf für das Protokoll schreiben, dann schauen wir es uns zusammen an, bevor wir es dem Chef schicken.
Möchtest du die Fotos machen und den Lieferanten anrufen?

Person A:
Ja, das übernehme ich gerne. Ich mache die Fotos, dokumentiere alles und kontaktiere den Lieferanten.
Ich fasse noch einmal zusammen: Wir dokumentieren den Zustand der Möbel und machen Fotos. Wir informieren den Chef schriftlich und schlagen kurzfristige Maßnahmen vor. Wir organisieren Planen oder kaufen Abdeckungen, um die Möbel zu schützen. Wir bieten den Kund:innen eine frühere Lieferung an oder im Notfall einen Gutschein. Wir sprechen mit den Lieferanten über flexiblere Lieferzeiten. Wir prüfen, ob wir eine zusätzliche Lagerfläche anmieten können. Wir erstellen einen Lagerplan für die Zukunft. Wir schlagen dem Chef vor, regelmäßige Teamsitzungen zu machen. Bist du mit dieser Zusammenfassung einverstanden?

Person B:
Ja, ich bin einverstanden. Ich finde, wir haben an alles gedacht und schnell reagiert.
Dann lass uns jetzt direkt loslegen!